billie app inc. (« billie ») a créé la présente politique de confidentialité afin de définir la façon dont nous recueillons, utilisons et communiquons les renseignements personnels au moyen du site Web de billie auhttps://www.billieapp.io (« Site Web ») ainsi que de l’appli billie, de même que de tout service de billie, comme défini dans nos Conditions d’utilisation (les « Services »). billie est une plateforme axée sur l’expérience des employés, conçue pour générer des avantages sociaux, financiers et environnementaux en fournissant aux employeurs (« Employeurs ») des données analytiques utiles.
La confidentialité de nos utilisateurs est d’une grande importance pour nous. En visitant notre Site Web, en téléchargeant l’appli billie (l’« Appli ») ou en utilisant les Services de quelque manière que ce soit, vous reconnaissez que vous acceptez les pratiques et les politiques décrites dans la présente Politique de confidentialité et consentez par la présente à la collecte, à l’utilisation et à la communication de vos renseignements personnels conformément aux présentes.
1. PORTÉE DE LA POLITIQUE
La présente Politique porte sur la collecte, l’utilisation et la communication de renseignements sur des personnes identifiables (« renseignements personnels »). Elle ne s’applique pas aux pratiques des entreprises dont nous ne sommes pas le propriétaire ou l’exploitant, y compris les Employeurs ou autres clients de billie qui utilisent les Services pour recueillir les Renseignements personnels de leurs employés ou utilisateurs. Nous ne recueillons ni ne sollicitons sciemment des Renseignements personnels auprès de personnes âgées de moins de 13 ans et nous ne permettons pas sciemment à ces personnes de s’inscrire aux Services de billie.
2. COLLECTE ET UTILISATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET AUTRES DONNÉES
Afin d’utiliser notre Service, les utilisateurs doivent avoir un compte billie valide qu’ils peuvent utiliser pour se connecter aux Services (« Compte »). Lorsque vous vous inscrivez aux Services, billie recueille le nom d’utilisateur et le mot de passe de votre Compte afin d’authentifier votre accès au Compte et de vous donner accès au Service. Vous avez la possibilité de créer un profil avec votre Compte et nous recueillerons tous les Renseignements personnels que vous choisissez de télécharger sur votre compte, comme le nom, l’âge, le sexe, l’adresse du domicile, l’adresse du lieu de travail et la photo du profil.
Pour fournir le Service, billie recueille des données de localisation et d’utilisation sur des personnes qui se sont inscrites aux Services (« Utilisateurs finaux »). billie suit et recueille les Renseignements personnels suivants de ses Utilisateurs finaux (collectivement avec les informations de profil, « Données sur les utilisateurs finaux ») :
billie analyse les Données sur les utilisateurs finaux pour afficher aux Utilisateurs finaux certaines analyses, notamment :
Les Données sur les utilisateurs finaux sont regroupées et analysées par billie pour déterminer les tendances en matière de gestion des installations, notamment la comparaison de l’utilisation des espaces de réunion (« Données statistiques »).
Si un Employeur (ou un autre client de billie) utilise les Services de billie pour effectuer un contrôle d’accès aux installations et une recherche de contacts, billie recueillera les renseignements personnels demandés par l’Employeur au moyen des Services. Par exemple, les Employeurs peuvent demander aux Utilisateurs finaux d’indiquer s’ils présentent des facteurs de risque pour la COVID-19, notamment s’ils ont voyagé récemment, s’ils sont entrés en contact avec une personne atteinte de COVID-19 ou s’ils présentent des symptômes associés à la COVID-19. Ces renseignements sont recueillis au moyen des services uniquement au nom de l’Employeur et billie n’utilise pas ces Renseignements personnels à ses propres fins. billie ne conservera ces Renseignements personnels que le temps nécessaire à l’Employeur.
billie peut également recueillir certaines informations sur les utilisateurs du Site Web, de l’Appli et des Services, comme les adresses Internet, la durée de connexion aux Services et d’autres données sur l’utilisation et les dispositifs. Ces informations sont enregistrées pour diagnostiquer les problèmes techniques et administrer notre Site Web, notre Appli et nos Services afin d’en améliorer constamment la qualité. billie utilise les données d’utilisation recueillies pour fournir les Services et les améliorer constamment.
Les Utilisateurs finaux ont la possibilité de fournir des commentaires sur l’emplacement des installations ainsi que des demandes d’entretien. Ces informations sont recueillies dans le but de les transmettre fournies à la partie responsable (p. ex., le propriétaire, le gestionnaire immobilier) et de demander un service d’entretien.
Les Utilisateurs finaux ont également la possibilité d’évaluer les installations. Ces données sont recueillies et anonymisées afin de créer des évaluations qui peuvent être consultées par d’autres Utilisateurs.
Certaines technologies, comme les témoins, les balises, les scripts et les étiquettes, sont utilisées par nous et nos partenaires tiers. Ces technologies servent à analyser les tendances, à administrer le site Web, à suivre les mouvements des utilisateurs sur le site Web et recueillir des informations démographiques sur notre base d’utilisateurs dans son ensemble. Nous pouvons recevoir des rapports fondés sur l’utilisation de ces technologies par ces sociétés sur une base individuelle et agrégée. Les différents navigateurs peuvent mettre à disposition leurs propres outils de gestion pour supprimer ces types de technologies de suivi.
À eux seuls, les témoins ne vous identifient pas personnellement. Ils servent simplement à reconnaître votre navigateur. Il existe deux types de témoins : les témoins volatils et les témoins persistants. Les témoins volatils n’existent que pendant une session en ligne. Ils sont éliminés de votre ordinateur lorsque vous fermez votre navigateur ou que vous éteignez votre ordinateur. Les témoins persistants, eux, restent sur votre ordinateur même après que vous avez fermé votre navigateur ou éteint votre ordinateur. Ils comprennent certaines informations comme un identifiant unique pour votre navigateur.
billie se sert de témoins volatils contenant des renseignements cryptés pour permettre au système de vous identifier de manière unique pendant que vous êtes connecté. Grâce à ces renseignements, billie peut traiter vos transactions et demandes en ligne. Les témoins volatils nous aident à nous assurer que vous êtes bien la personne que vous prétendez être une fois que vous vous êtes connecté et sont nécessaires pour utiliser le Service.
Seule billie peut lire et utiliser les témoins persistants dans le but de vous identifier comme utilisateur de billie. Nous sommes particulièrement attentifs à la sécurité et à la confidentialité des informations stockées dans les témoins persistants. Les utilisateurs qui désactivent la capacité de leur navigateur Web à accepter les témoins pourront naviguer sur notre Site Web, mais ne pourront peut-être pas utiliser toutes les fonctionnalités de notre Service.
Nos partenaires tiers emploient également des pixels invisibles (pixels espions, images invisibles), des images et des scripts qui les aident à mieux gérer le contenu sur notre site. Nous ne lions pas les informations recueillies à nos Données sur les utilisateurs finaux.
3. STOCKAGE ET TRANSFERT DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
billie stocke ses données, y compris les Renseignements personnels, sur des serveurs situés au Canada. En communiquant des renseignements, vous acceptez que vos Renseignements personnels soient transférés, stockés ou traités au Canada. Vous reconnaissez et convenez que vos Renseignements personnels peuvent être mis à la disposition d’organismes d’application de la loi ou d’autres organismes gouvernementaux au Canada en vertu d’un régime d’accès légal ou de l’ordonnance d’un tribunal.
4. COMMUNICATION DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS À DES TIERS
billie communique des Données statistiques globales à ses partenaires et clients qui peuvent utiliser ces données pour la planification municipale, la publicité et d’autres fins commerciales. Ces données ne permettent pas d’identifier les Utilisateurs finaux individuels.
Nous pouvons à l’occasion faire appel à d’autres entreprises et personnes pour exécuter des tâches en notre nom et devoir leur communiquer des Données sur les utilisateurs finaux pour qu’ils puissent vous fournir les Services. Sauf indication contraire, ces tiers n’ont pas le droit d’utiliser les Renseignements personnels que nous leur communiquons à d’autres fins que celles nécessaires pour nous aider. Il s’agit entre autres de sociétés tierces et de personnes employées par nous pour faciliter nos Services, y compris la fourniture de services d’entretien, la gestion des bases de données, les analyses Web et l’amélioration générale des Services, et les sociétés qui engagent nos Services (dans la mesure prévue ci-dessus).
Si nous (ou une partie importante de nos actifs) faisons l’objet d’une acquisition, ou si nous cessons nos activités, faisons faillite ou sommes soumis à un autre changement de contrôle, nous mettons les Renseignements personnels à la disposition de la nouvelle entité qui nous contrôle ou les lui transmettons autrement, dans la mesure permise par la loi applicable.
Si nous devons utiliser ou communiquer des Renseignements personnels d’une manière autre que celles indiquées dans la Politique de confidentialité, nous vous en avisons ou obtenons votre consentement exprès, conformément aux exigences des lois applicables en matière de protection de la vie privée.
Si nous sommes dans l’obligation de communiquer ou de partager vos renseignements afin de nous conformer à une obligation légale, ou si nous estimons, à notre gré, qu’une telle communication ou un tel partage est nécessaire pour faire respecter ou appliquer nos conditions d’utilisation et d’autres ententes; ou pour protéger nos droits, notre propriété ou notre sécurité, nos clients ou d’autres personnes.
5. CONSERVATION
Nous conservons vos Renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire aux fins établies ou conformément à la loi, ce qui peut s’étendre au-delà de la fin de notre relation avec vous. Nous pouvons conserver certaines données au besoin pour prévenir la fraude ou les abus futurs, ou à des fins commerciales légitimes, y compris la création de Données statistiques supplémentaire par l’analyse de données agrégées, qui ne permettent pas d’identifier une personne, la récupération d’un compte, ou si la loi l’exige. Tous les Renseignements personnels conservés resteront assujettis aux modalités de cette Politique de confidentialité.
6. ACCÈS, CORRECTION ET EXACTITUDE
Vous avez le droit d’accéder aux Renseignements personnels que nous détenons à votre sujet pour vérifier les Renseignements personnels que nous avons collectés à votre sujet et pour obtenir un compte rendu général de notre utilisation de ces renseignements. À la réception de votre demande écrite, nous vous fournissons une copie de vos Renseignements personnels, bien que dans certaines situations limitées, et sous réserve de la loi, il soit possible que nous ne puissions pas mettre à votre disposition tous les renseignements pertinents, comme dans les cas où ces renseignements concernent également un autre utilisateur. Dans de tels cas, nous vous communiquons les motifs du refus de votre demande. Nous nous efforçons de traiter toutes les demandes d’accès et de modifications en temps opportun.
Nous déployons tous les efforts raisonnables pour préserver l’exactitude et l’actualité de vos Renseignements personnels, et nous vous offrons des mécanismes pour mettre à jour, corriger ou supprimer vos Renseignements personnels, ou pour y faire des ajouts, s’il y a lieu. Au besoin, ces Renseignements personnels modifiés peuvent être transmis aux parties auxquelles nous sommes autorisés à divulguer vos renseignements. Le fait d’avoir des Renseignements personnels exacts à votre sujet nous permet de vous offrir le meilleur service possible.
7. MODIFICATIONS À LA PRÉSENTE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
Nous pouvons modifier la présente Politique de confidentialité de temps à autre. L’utilisation des Renseignements personnels que nous recueillons est régie par la Politique en vigueur au moment où ces renseignements sont recueillis, utilisés ou communiqués. Si nous apportons des modifications importantes ou changeons la façon dont nous utilisons les Renseignements personnels, nous pouvons, à notre gré, vous en informer en publiant un avis sur notre Site Web ou notre Appli ou en vous envoyant un courriel avant l’entrée en vigueur des modifications. Vous êtes lié par toutes les modifications apportées à la Politique dès que vous utilisez le Site Web, l’Appli ou les Services après la publication initiale de ces changements.
8. INFORMATIONS SUPLPLÉMENTAIRES
Les questions concernant la présente Politique de confidentialité ou les pratiques de billie en matière de confidentialité doivent être adressées à support@billieapp.io ou à
billie app inc.
À l’attention de : Chef de la protection des renseignements personnels
411, promenade Legget, bureau 710 Ottawa (Ontario) K2K 3C9
Dernière mise à jour : 3 novembre 2021